Gestão Institucional e de Processos Internos

• Coordenar, em articulação com a Secretaria-Geral do Governo, a elaboração do orçamento do PLANAPP, acompanhar a respetiva execução orçamental, apresentar a conta de gerência, assegurar a gestão de tesouraria, bem como a elaboração dos correspondentes documentos e implementação dos respetivos mecanismos de monitorização, acompanhamento, reporting e controlo;
• Assegurar, em articulação com a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (ESPAP), a gestão de processos de aquisição, gestão de contratos e gestão financeira, a contabilidade orçamental e patrimonial do PLANAPP, bem como a elaboração dos correspondentes documentos e implementação dos respetivos mecanismos de monitorização, acompanhamento, reporting e controlo;
• Garantir, em articulação com a ESPAP, a implementação adequada de todos os procedimentos de gestão contabilística e financeira, incluindo igualmente processos de aquisição, compras e aprovisionamento, bem assim como de contabilidade analítica e de gestão ou ainda de monitorização e reposição de inventários de economato e bens consumíveis;
• Apoiar a Direção nos processos de planeamento das atividades e de natureza estratégica do PLANAPP, incluindo também a correspondente monitorização, reporting e acompanhamento das suas execuções, bem como a elaboração dos respetivos suportes documentais, relatórios de atividades, progresso e desempenho;
• Implementar sistemas internos de reporting e monitorização periódica do progresso registado e de avaliação do desempenho alcançado, incluindo a elaboração periódica dos correspondentes suportes documentais e monitorização da evolução registada nas atividades desenvolvidas pelo PLANAPP, incluindo a gestão de um sistema integrado de acompanhamento do ciclo de vida dos projetos em curso;
• Definir, implementar e gerir o sistema de monitorização de indicadores de acompanhamento estratégico internos ao PLANAPP, analisando, divulgando e partilhando os correspondentes resultados;
• Assegurar a construção e implementação de um sistema integrado de gestão da qualidade, com promoção da melhoria contínua dos processos internos, sua monitorização e avaliação;
• Assegurar que são implementados os mecanismos mais adequados de auditoria, compliance, controlo interno, garantia da conformidade legal e regulamentar, bem assim como de combate à fraude, corrupção e riscos conexos, acompanhamento de canais de denúncia, gestão da privacidade e segu- rança de acesso a dados, com eventual inclusão igualmente de iniciativas de auditoria externa, sempre que tal se revele adequado;
• Dinamizar e coordenar a gestão de recursos humanos, centrada na captação, retenção e desenvolvimento de talento, bem-estar e felicidade organizacional, incluindo o recrutamento, assiduidade, avaliação de desempenho, formação, promoção e monitorização dos graus de satisfação, motivação, lealdade e envolvimento dos trabalhadores do PLANAPP;
• Garantir, em articulação com a ESPAP, a normal operação de determinados processos administrativos da gestão de recursos humanos, nomeadamente no que diz respeito ao processamento de vencimentos;
• Conceber, acompanhar e gerir sistema de gestão da segurança, higiene e saúde no trabalho;
• Assegurar a coordenação de atividades de serviços partilhados de apoio administrativo, logístico e de secretariado;
• Definir e coordenar um conjunto coerente de iniciativas do PLANAPP centradas nas vertentes ambiental, social e de governança (ESG);
• Definir e implementar sistema integrado de análise e gestão de riscos do PLANAPP, tanto de natureza estratégica, como de índole operacional;
• Assegurar, em articulação com a Secretaria-Geral do Governo, uma adequada definição e implementação de sistema de gestão das instalações, infraestruturas físicas, equipamentos e condições de trabalho disponibilizadas aos trabalhadores do PLANAPP (facilities management);
• Prestar serviços de apoio jurídico, através de recursos internos e da mobilização de meios externos, em articulação com o CEJURE, se e quando tal for considerado necessário;
• Assegurar uma adequada gestão administrativa, económica e financeira de projetos que contam com a participação e envolvimento do PLANAPP, incluindo também o acompanhamento e gestão de projetos do PLANAPP com elevada dimensão, nomeadamente de cariz estratégico, transversal ou internacional;
• Coordenar a representação e participação do PLANAPP em organizações, fóruns, grupos de trabalho e projetos internacionais relevantes, incluindo nomeadamente comissões sobre governação pública e centros de governo, matérias relativas a agendas europeias e o acompanhamento do processo legislativo europeu, em articulação com as restantes Equipas Multidisciplinares relevantes;
• Identificar boas práticas e entidades de referência, a nível mundial e com diversidade de potenciais geografias abrangidas, dinamizando subsequentes iniciativas estruturadas de partilha, de aprendizagem mútua, benchmarking e desenvolvimento institucional, em articulação com as restantes Equipas Multidisciplinares relevantes;
• Identificar e promover oportunidades de colaboração e de parceria internacionais, assegurando o relacionamento global do PLANAPP com entidades similares de outros países e sua integração em redes colaborativas, em articulação com as restantes Equipas Multidisciplinares relevantes;
• Elaborar propostas de candidaturas a financiamento de projetos, prémios e eventuais reconhecimentos em eventos, iniciativas ou concursos, nacionais e internacionais;
• Apoiar a participação e representação institucional do PLANAPP em estruturas ou grupos de trabalho, nacionais ou internacionais, designadamente na OCDE, Comissão Europeia, Conselho Superior de Estatística ou Conselho Económico e Social.